自粛期間以来、弊社では感染防止の観点から「外出禁止」となり、社外との打ち合わせはすべてメール、電話、Web会議といった方式に変わりました。以前からWeb会議を導入してはいましたが、新規のお問い合わせに対する説明、お客様企業との定例会議、要件定義など内容が複雑で時間もかかる重要な打ち合わせなどすべてが、オンラインになることへの不安はありました。
確かに「直接、出かけた方が楽」と思う部分もありました。しかしながら、弊社がオンプレミスではなくクラウドサービスのベンダーであり、お客様ともパートナー企業ともオンラインが核であるという背景もあり、Web会議に移行してほぼ半年、オンラインで打ち合わせる良さを実感しています。

参加者の役割分担が明確なWeb会議

Web会議では、最初の挨拶や少し世間話もありますが、すぐに本題に入ることが多くなりました。対面ですと、PCにサービス画面を出し、資料やメモ、そしてお互いに表情を見ながら話を進めていくことになりますが、Web会議では、最初と最後の挨拶以外は、ER図で問題となる部分を確認、実際のサービス画面を共有して、打合せに入っていきます。
今回の会議は、アジャイルモデルのサービス開発を担当しているお客様で、複雑かつ詳細な内容の打ち合わせが続きます。お客様、弊社どちらにとっても、社内にいるからこそ、必要な画面をすぐに出せるという良さもあります。弊社からは2名が出席、1名は共有画面で懸案事項についてお客様の画面説明に集中、もう1名は自分のPCで、ガントチャートで社内の作業日程、WBSで詳細な作業内容を確認するなど役割分担をして、効率的に会議を進めることが可能になってきました。

社外と社内がシームレスにつながる

どこでWeb会議に入るかですが、今回の場合のように、部署の異なる複数名出席の場合、全社が関わる案件については、通路側がガラス張りの部屋を使うこともあります。社内ですから、すぐに担当エンジニアと連絡したり来てもらうことも簡単ですが、それだけではありません。ふと気が付くと、会議がどこについて話しているか、どのように進んでいるか、部屋の外から熱心に見ているスタッフもいます。これまで会議後に必要だった社内での報告や連絡時間が削減され、同時に内容の理解はより確実になっています。

また、部署で行う場合もあります。自分が使用している2~3台のPCが必要な場合、eラーニングシステムの管理画面を1台に、受講者画面を他の1台に立ち上げて、管理者・受講者両方の使用状況を再現しながらお話しするときは、自席でWeb会議に入ります。当然、部署内では、会議に参加しないスタッフも内容をリアルタイムで視聴できるため必要な情報が共有され、仕事の流れが分かりやすくなったと好評です。
LearnOのユーザー企業様との打ち合わせで、受講者の年齢や経験でUXが異なる、どの層に焦点を合わせるかというお話がありました。こちら側で聞いていた年齢層も経験も違うスタッフから、後で具体的な提案がいろいろと出てきました。直接の担当ではなくても、部として今どのようなことが進行しているか、自分にできることは何かないかなど、積極的な姿勢もつながっています。

カスタマーオリエンテッドの視点を育てる

Web会議を導入については移動時間カットがメリットと思われていますが、それ以上のメリットがあることに気づき始めています。どちらかが社外になるという対面会議は、資料やスタッフといった面でどうしても手薄になる部分があり、「では一度持ち帰って~~」となりがちですが、お互い自社内であれば、レプリケーションで変更して確認する、関連部署との調整を試みるなど、その場で対応できることも少なくありません。
開発したシステムのテストは、ベンダーである弊社にとって重要な業務です。Web会議でお客様と社全体がつながることによって、どのようなお客様なのかを全員が理解することで、システムテストからUATテストまで、これまで以上にカスタマーオリエンテッドの意識が自然に広がってきています。

Web会議を対面での良さと比べるのではなく、オンラインだからのプラスを積極的に見ること・探すことも、DXの時代の方向性ではないかと考えるようになっています。